Job Description Job Specification

 Job Description

Job Description หรือ JD คือ เอกสารแสดงหน้าที่ความ รับผิดชอบ ขอบเขตงานของตําแหน่งงาน

Job Description ที่ดีนั้นจะสามารถบ่งบอกบทบาทและหน้าที่ของแต่ละคนในองค์กรได้อย่างชัดเจน ไม่ทำงานทับซ้อน ล้ำเส้น แสดงโครงสร้างการทำงานทั้งบริษัทได้อย่างกระจ่าง เห็นความลื่นไหลของระบบงาน และที่สำคัญทำให้ทุกส่วนสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วัตถุประสงค์ของ Job Description (JD)

1.กำหนดหน้าที่ ความรับผิดชอบ ขอบเขตของตำแหน่งงาน และคุณสมบัติที่จำเป็นในตำแหน่งงานนั้น

2. เป็นเกณฑ์ในการบริหารงานบุคคลขององค์กร ตั้งแต่คัดเลือกพนักงานใหม่ พิจารณาโยกย้าย ไปจนถึงการเลื่อนตำแหน่ง เพื่อความก้าวหน้าทางสายอาชีพ

3.เป็นหลักในการประเมินการทำงานของแต่ละตำแหน่ง

4.ทำให้เห็นโครงสร้างของบริษัทอย่างชัดเจน การทำงานไม่ซ้ำซ้อนกัน

ประโยชน์ของ Job Description (JD)

1.ใช้สร้างมาตรฐานในการ สรรหา คัดสรร ว่าจ้าง คนที่มีคุณสมบัติตรงกับความต้องการเข้าทำงานในตำแหน่งที่เหมาะสม 

2.ใช้เป็นเกณฑ์ประเมินศักยภาพการทำงานของพนักงาน 

3.ใช้ประเมินโครงสร้างในการทำงาน เช็คความลื่นไหลของระบบการทำงาน ช่วยให้บริษัทอุดรูรั่วในทักษะที่ขาดได้ ทั้งยังช่วยให้ฝ่ายบุคคลวางแผนพัฒนาทักษะที่จำเป็นให้ดียิ่งขึ้นสำหรับแต่ละตำแหน่งด้วยเช่นกัน 

4.ช่วยให้ทุกฝ่ายเข้าใจฟังก์ชั่นในการทำงานได้อย่างชัดเจน สร้างความยุติธรรมในการจ้างงานให้กับทั้งพนักงานและบริษัทเอง

โครงสร้างของ Job Description (JD) ควรประกอบไปด้วย

+ ตำแหน่ง / สังกัด (ฝ่าย หรือ แผนก) 

+ คุณสมบัติ / ทักษะที่จำเป็นต่อการทำงาน

 + หน้าที่และความรับผิดชอบในการทำงาน 

+ โครงสร้างตำแหน่ง / สายงานบริหาร / สายงานบังคับบัญชา 

+ อัตราจ้าง / เงินเดือน

Job Specification

Job Specification คือ การแสดงรายละเอียดเกี่ยวกับคุณสมบัติของบุคลากรที่ต้องการ สำหรับการปฏิบัติงานในตำแหน่งนั้นๆ

ประกอบไปด้วย

คุณสมบัติทั่วไป ทักษะความรู้ และความสามารถ ประสบการณ์ และความชำนาญ คุณลักษณะพิเศษ สภาพร่างกายและจิตใจ

4 ขั้นตอนในการวิเคราะห์งาน

เพื่อให้การวิเคราะห์งานเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพและถูกต้อง ผู้ดำเนินการวิเคราะห์งานก็ต้องมีความเข้าใจในขั้นตอนของการวิเคราะห์งานเป็นอย่างดีด้วย

1.วางแผน (Planning)

คือการวางแผนและกำหนดวิธีการที่จะใช้ในการวิเคราะห์งาน เพราะงานนั้นมีหลายประเภทและมีหลายตำแหน่ง ผู้ดำเนินการต้องทราบว่าต้องการจะวิเคราะห์งานประเภทอะไร ตำแหน่งอะไร ต้องใช้ข้อมูลใดบ้าง และเพื่อให้ได้ข้อมูลที่ชัดเจนและถูกต้อง ต้องทราบถึงวิธีการในการเก็บข้อมูล ในขั้นตอนนี้จึงเป็นการวางแผนว่าจะวิเคราะห์งานใดบ้าง จะใช้ระยะเวลาเท่าไหร่ รวมไปถึงงบประมาณที่ต้องใช้ด้วยเช่นกัน

2.กำหนดขอบเขตของงาน (Set the scope for Job Analysis)

หลังจากวางแผนว่าจะวิเคราะห์งานประเภทใดรวมไปถึงระยะเวลาที่ต้องใช้ในการวิเคราะห์งานแล้ว ขั้นตอนต่อไปก็คือการกำหนดขอบเขตที่ต้องการจะวิเคราะห์ ซึ่งพอจะแยกได้ออกเป็น 2 ขอบเขตกว้างๆ

1.กิจกรรมของงาน – ซึ่งได้จากการรวบรวมข้อมูลจากการปฏิบัติงานจริง กิจกรรมนี้จะชี้ให้เห็นว่าพนักงงานทำหน้าที่อะไร และจะปฏิบัติงานเหล่านั้นได้อย่างไร

2.พฤติกรรมของบุคคล – ซึ่งเป็นข้อมูลของรายบุคคล เช่น ความรู้สึก การสื่อสาร การตัดสินใจ บุคลิกภาพ เป็นข้อมูลที่ได้จากการสังเกต ทำแบบสอบถาม หรือสัมภาษณ์

เมื่อทราบขอบเขตกว้างๆ สำหรับทำการวิเคราะห์งานแล้ว ผู้ดำเนินการวิเคราะห์งาน สามารถแจกแจงขอบเขตของงานให้ละเอียดและชัดเจนขึ้นได้ ดังนี้

1. เนื้องาน

หน้าที่ของพนักงาน สิ่งที่พนักงานต้องทำ เครื่องมือ อุปกรณ์ที่พนักงานใช้ในการทำงาน

งานที่นอกเหนือจากงานประจำที่ทำ ความคาดหวังจากพนักงาน และระดับผลงานที่ต้องการ การอบรมที่จำเป็นสำหรับพนักงาน

2. สภาพแวดล้อมในการทำงาน

ความเสี่ยงและอันตรายที่อาจเกิดขึ้นในงาน ตำแหน่งนี้จำเป็นต้องรายงานกับใคร ใครต้องรายงานตำแหน่งนี้ ความต้องการของพนักงานทั้งด้านร่างกายและจิตใจ การประเมินผลพนักงาน

3. ความต้องการ

ความรู้และข้อมูลพื้นฐานที่ต้องการเพื่อให้การทำงานสำเร็จ ทักษะเฉพาะทาง เช่น การสื่อสาร สารสนเทศ การผลิต ฯลฯ ความสามารถส่วนบุคคล เช่น การแก้ไขปัญหาเฉพาะหน้า การรับมือกับสถานการณ์คับขัน ทัศนคติในการทำงาน ความสามารถในการจัดการงาน การศึกษา ปริญญาบัตร ประกาศนียบัตร และใบอนุญาต บุคลิกภาพ ความสามารถในการปรับตัว ความอดทน จริยธรรมในการทำงาน ความกระตือรือร้นในการเรียนรู้งาน ความเข้าใจในการทำงาน พฤติกรรมที่แสดงออกต่อเพื่อนร่วมงาน

3. ระบุงานให้ชัดเจน (Job Identification)

คือ การระบุงานให้ชัดเจน เพราะในการวิเคราะห์งานนั้นมีรายละเอียดปลีกย่อยมากมายที่ผู้ทำการวิเคราะห์ต้องคำนึง ผู้ดำเนินการจำเป็นต้องทราบว่าพนักงานแต่ละแผนกต้องทำหน้าที่อะไรบ้าง แตกต่างหรือมีความคล้ายคลึงกันมากน้อยแค่ไหน เพื่อให้การวิเคราะห์งานเป็นไปอย่างถูกต้อง และเพื่อให้ได้ผลลัพธ์สุดท้ายที่ชัดเจน

สิ่งที่ผู้ดำเนินต้องระบุให้ชัดเจนมี 3 อย่างหลักๆ ด้วยกัน คือ

1.ตำแหน่ง (Position) คือ ชื่อเฉพาะหรือชื่อเรียกอาชีพของพนักงาน เช่น ฝ่ายบุคคล ฝ่ายอาคารและสถานที่ ฝ่ายจัดซื้อจัดขาย ฝ่ายบัญชีและการเงิน ฝ่ายไอที

2.หน้าที่ (Duty) คือ สิ่งที่พนักงานต้องทำเป็นหลัก เช่น หน้าที่ของฝ่ายบุคคล คือ เข้าใจและเชื่อมโยงความต้องการของบุคลากรกับเป้าหมายของงานได้

3.งาน (Job) คือ ประเภทของแต่ละตำแหน่งในองค์กร เช่นแผนกบุคคล แผนกจัดซื้อจัดขาย แผนกบัญชีและการเงิน แผนกติดต่อลูกค้า

4.รวบรวมข้อมูล (Data Collection)

หลังจากที่ได้วางแผน กำหนดขอบเขตและระบุงานอย่างชัดเจนแล้ว ผู้ดำเนินการก็พอจะทราบเบื้องต้นแล้วว่าจะวิเคราะห์งานอะไรบ้าง วิเคราะห์กี่ตำแหน่ง ต้องใช้ข้อมูลใดบ้าง และแหล่งข้อมูลเหล่านั้นต้องหาได้จากที่ไหน ขั้นตอนต่อไปก็คือขั้นตอนของการรวบรวมข้อมูล

วิธีการเก็บข้อมูลเพื่อทำการวิเคราะห์งาน

Observation : สังเกตการณ์เพื่อเก็บข้อมูล 

 Performing the Job : ทดลองปฏิบัติงานจริงเพื่อให้ทราบถึงลักษณะงานโดยเฉพาะ 

Interviews : สัมภาษณ์ผู้ที่เกี่ยวข้องกับงานนั้น ๆ ทั้งแบบรายบุคคล หรือเป็นกลุ่ม เช่นหัวหน้างาน พนักงาน ลูกค้า 

Critical Incidents : วิเคราะห์จากเหตุการณ์หรือสถานการณ์ที่เกิดขึ้น

 Diaries : บันทึกการทำงานที่ทำทุกวันของแต่ละตำแหน่ง 

Background Records : บันทึกข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับงาน นอกเหนือจากเนื้องาน เช่น โครงสร้างองค์กร คู่มือการฝึกอบรม นโยบายหน่วยงาน 

 Questionnaires:ทำเป็นแบบสอบถามโดยการใช้แบบฟอร์มและตารางตรวจสอบ

   หากสนใจติดต่อใช้บริการกับทาง BS Express https://bsgroupthailand.com/news-detail.php?id=66

อ้างอิง: เขียน Job Description (คำบรรยายลักษณะงาน) อย่างไรให้ดีและเคลียร์ | HREX.asia (hrnote.asia)

Job Analysis (การวิเคราะห์งาน) คืออะไร ? มาดู 4 ขั้นตอนในการวิเคราะห์งานเพื่อสร้างตำแหน่งงานที่มีประสิทธิภาพ | HREX.asia (hrnote.asia)