Job Description /JD & Job Specification

 

Job Description /JD

Job Description ขอบเขตหน้าที่และความรับผิดชอบงานตำแหน่งงาน หรือ คำบรรยายลักษณะงาน ซึ่งเป็นเครื่องมือที่ใช้ในการบรรยายลักษณะหน้าที่ความรับผิดชอบของตำแหน่งงาน รวมถึงคุณสมบัติของคนที่ทำงานในตำแหน่งหน้าที่ที่กำหนด

ส่วนประกอบที่อยู่ใน JD

-ข้อมูลทั่วไป

-วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน หรือ Job Purpose

-ความรับผิดชอบหลัก

-ความยากของงาน

-ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา

-การทำงานร่วมกับหน่วยงาน

-คุณสมบัติประจำตำแหน่ง

ข้อมูลทั่วไป (Job Title)

ซึ่งอาจจะประกอบไปด้วย ชื่อตำแหน่งงาน แผนก ฝ่าย ผู้บังคับบัญชา ระดับตำแหน่งเป็นต้น

วัตถุประสงค์ของตำแหน่งงาน หรือ ที่เรียกว่า Job Purpose

ความรับผิดชอบหลัก(Key Responsibilities)

ซึ่งเป็นส่วนที่สำคัญเพราะเป็นส่วนที่บรรยายลักษณะงานหลักที่จะต้องทำหรือหน้าที่ความรับผิดชอบที่ดำเนินงานซึ่งในบ้างกรณีก็อาจจะแบ่งส่วนงานนี้ออกเป็น 3 ส่วนคือ

1.ความรับผิดชอบหลัก (Key Responsibilities)

2.Key Activities คือกิจกรรมหลักที่ต้องทำผลที่บริษัทคาดหวัง (Key Expect Results) 

3.ผลลัพธ์ที่คาดหวังที่จะได้รับออกมาจากในแต่ละกิจกรรมหลัก 

-ความยากของงาน (Major Challenge): ซึ่งเป็นงานที่จะต้องทำที่อาจจะต้องใช้ความรู้ทักษะในกาดำเนินงานหรือ การแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้น

-ขอบเขตงานของผู้ใต้บังคับบัญชา (Subordinate’s Responsibilities) ในส่วนนี้จะทำให้ทราบว่าจะมีลูกน้องที่อยู่ใต้บังคับบัญชากี่คน รวมถึง ลูกน้องที่อยู่ภายใต้การดูแลมีตำแหน่งอะไรบ้าง

-การทำงานร่วมกับหน่วยงานอื่น (Working Relationship) การกำหนดหน่วยงานที่จะต้องทำงานร่วมด้วย และงานที่ต้องติดต่อ หรือความถี่ที่ต้องติดต่อหรือทำงานด้วย

ประโยชน์ของ JD

ช่วยในการสรรหา และคัดเลือกพนักงาน

เป็นเครื่องมือมอบหมายงานให้กับพนักงานใหม่ เพื่อให้พนักงานใหม่ทราบขอบเขตงานหรือกิจกรรมที่จะต้องทำหลังจากเริ่มงานใหม่

ช่วยกำหนด Competency ของตำแหน่งงานนั้นๆ

สามารถนำไปใช้ในการประเมินค่างาน/ใช้ในการประเมินและวัดผลงานนำไปใช้เป็นเครื่องมือในการทำสำรวจค่าจ้างเงินเดือน

ช่วยเปรียบเทียบในการตัดสินใจด้านค่าตอบแทนพนักงาน

Job Specification

คุณสมบัติเฉพาะตำแหน่ง (Job Specification) เป็นเอกสารที่ให้ข้อมูลเกี่ยวกับการศึกษา ประสบการณ์ ทักษะ ความรู้ ที่จำเป็นสำหรับการปฏิบัติงานในแต่ละตำแหน่ง จัดเป็นเอกสารที่สำคัญสำหรับ HR มืออาชีพ ที่จะใช้ในการสื่อให้ผู้สนใจในตำแหน่งนั้น ๆ ทราบและตัดสินใจว่าเขาเหมาะกับตำแหน่งนั้น ๆ หรือไม่ ดังนั้น HR (ฝ่ายบุคคล) ควรจะเขียนอธิบายคุณสมบัติที่ต้องการให้ชัดเจน

คุณสมบัติประจำตำแหน่ง (Job Specification)

ซึ่งรายละเอียดในส่วนนี้มีความสำคัญสำหรับที่ใช้ในกระบวนสรรหาพนักงานอีกด้วย ซึ่งใน Job Specification อาจจจะมีส่วนประกอบดังนี้

-วุฒิการศึกษา (Education Background)

-ประสบการณ์ทำงาน (Professional Experiences)

-ความสามารถประจำตำแหน่ง (Key Competencies)

คุณสมบัติอื่น ๆ (Other)

อบรม,สัมนา (Training)

องค์ประกอบในการทำ Job Specification มีองค์ประกอบดังนี้

1.วุฒิการศึกษาที่เหมาะสมกับแต่ล่ะตำแหน่ง

2.ความรู้เฉพาะตำแหน่ง

3.ทักษะ

4.ความสามารถ

5.คุณลักษณะอื่น ๆ เช่น บุคลิกภาพส่วนตัว

6. เอกสารแสดงเกี่ยวกับอาชีพ เช่น ประกาศนียบัตร

7. ประสบการณ์

8. เงื่อนไขการทำงาน (Working Condition) หากงานต้องทำภายใต้เงื่อนไขพิเศษกว่าปกติ เช่น ต้องอยู่นอกเวลาทำงานปกติ ทำงานวันหยุด งานเป็นกะ ทำงานนอกสถานที่ ทำงานกับลูกค้าพิเศษ เป็นต้น จะต้องกำหนดไว้ภายใต้หัวข้อนี้ด้วย

9. ความต้องการทางกายภาพ (Physical Requirements) เช่น งานที่ต้องยืนทำเป็นเวลานาน งานที่ต้องยกของหนัก ทำงานซ้ำ ๆ พร้อมมีเวลาพักเล็กน้อย เป็นต้น

 หากสนใจติดต่อใช้บริการกับทาง BS Express https://bsgroupthailand.com/news-detail.php?id=67

อ้างอิงมาจาก : competency & specification และ job description ตามตำแหน่ง (hrodthai.com)